Derzeit feiere ich, dass ich seit mehr als einem Jahrzehnt keine Papierdokumente mehr verwende!
#openmindset und Bereitschaft zur Veränderung
Ich habe angefangen, alles zu scannen, als ich Jobbedingt, zwei Wohnungen hatte, die sogar in verschiedenen Städten lagen. Logistisch gesehen ist das dann nicht ganz einfach, wenn man Papierdokumente verwendet. Für mich führte es zu Situationen, in denen dringend benötigte Dokumente einfach am falschen Ort waren.
Also dachte ich: Papierlos schafft Freiheit, warum nicht alles scannen und so speichern, dass ich von überall darauf zugreifen kann? Anfangs benutzte ich einen professionellen Dokumentenscanner, der in der Lage war, doppelseitige Dokumente schnell zu scannen und außerdem die PDFs mit optrische Zeichenerkennung (OCR) zu versehen, die eine Volltextsuche ermöglicht. Dieser Scanner hat mir sehr geholfen, ganze Ordner mit Papierdokumenten zu scannen – um sie danach loszuwerden.
Leider muss ich immer noch einen Ordner aufbewahren, da mir z.B. Versicherungen, auch im Jahr 2023 noch, Papierdokumente per Post schicken.
Dokumentenscanner versus Smartphone
Mittlerweile ersetzt mein Smartphone jedoch in den meisten Fällen den professionellen Dokumentenscanner, da es sozusagen „gut genug“ ist. Es liefert perfekte Scanergebnisse und OCR wird ebenfalls durchgeführt. Heutzutage benutze ich den Dokumentenscanner nur noch, wenn ich eine größere Menge an doppelseitigen Papierdokumenten erhalte.
Papierlos schafft Freiheit – Dateiablage
Ich mag diese „Abstraktionsebene“ im Vergleich zur Verwendung eines PCs oder Macs mit eingebauter Festplatte. Wenn es ein Problem mit einem Client gibt, z. B. mit meinem Mac, installiere ich den Rechner einfach neu, was schnell erledigt ist, und ordne dann einfach das Netzlaufwerk erneut zu. Sehr praktisch!
Die Tatsache, dass mein Dateiserver von überall aus zugänglich ist, bringt mir die Freiheit, von überall aus arbeiten zu können, was sich großartig anfühlt! Papierlos bringt Freiheit 🙂 .
Sehr cool ist es auch in Situationen wie bei einem Arzttermin, wenn ich nach einem bestimmten Blutwert gefragt werde und mich dann daran erinnere, dass dieser Blutwert vor nicht allzu langer Zeit von einem anderen Arzt schon bestimmt wurde. Meine Antwort ist dann: „Geben Sie mir einen Moment, ich ziehe mal schnell entsprechende Dokument ran“. Und dann gebe ich dem Arzt einafach mein Ipad, soß er es lesen kann kann 🙂 .
Die Backup-Strategie
Wenn Sie sich dafür entscheiden, kein Papier mehr zu verwenden, ist eine solide Sicherungsstrategie einfach ein Muss. Ich nutze verschiedene Cloud-Anbieter, bei denen verschlüsselte Backups automatisch während der Woche hochgeladen werden. Zusätzlich führe ich lokale Backups auf externen Festplatten durch. Der Vorteil dieser Festplatten ist, dass sie nicht mit dem Internet verbunden sind.
Die Geschäftsperspektive
Aus geschäftlicher Sicht gibt es keinen triftigen Grund mehr, Papierdokumente zu verwenden. Neben Umwelt- und Kostenaspekten bieten digitale Dokumente durch Verschlüsselung und Zugriffskontrolle deutlich mehr Sicherheit. Sie tragen auch zur Verbesserung der Produktivität bei, da sie sofort freigegeben werden können und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen.
Aus psychologischer Sicht habe ich immer das gute Gefühl, dass ich immer alles zur Verfügung habe – überall 🙂
Leadership vs. Management
Als C-Level Digital Executive und Certified High Performance Coach sind dies meine Hauptaufgaben. Womit sich die Frage stellt: Wo kann ich das am besten tun?
Für mich ist das auf einem Berggipfel, wo ich immer noch vollen Zugang auf alles habe, was ich brauche. Zumal die Alternative ein lautes Büro mit vielen Menschen um mich herum wäre 😉 .
Ich wünsche allen einen schönen Tag und viel Erfolg!